RoomControl

Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie uns per E-Mail übermitteln. Andere Daten werden beim Besuch der Website automatisch durch die IT-Systeme unseres Hosters erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie und sichere Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Personenbezogene Daten, die Sie uns aktiv übermitteln (z. B. per E-Mail), verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Auf dieser Website werden keine Tracking-, Werbe- oder Wiedererkennungstechnologien und keine Analyse-Tools von Drittanbietern eingesetzt. Ihr Surf-Verhalten wird nicht seitenübergreifend ausgewertet und es werden keine Profile über Sie erstellt. Für unsere interaktive Online-Demo erheben wir lediglich eine anonyme, aggregierte Nutzungsstatistik, ohne Cookies und ohne personenbezogene Daten (siehe Abschnitt „Nutzungsstatistik der Online-Demo“).

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Externes Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Meta- und Kommunikationsdaten, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Wir setzen folgenden Hoster ein:

netcup GmbH
Daimlerstraße 25
76185 Karlsruhe

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

RC RoomControl GmbH
Burgstraße 3
51515 Kürten

Telefon: +49 2268 9003 6
E-Mail: info@room-control.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten, von ihrer Speicherung abgesehen, nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Diese Website verzichtet auf den Einsatz von Cookies, die einer Einwilligung bedürfen. Es werden keine Tracking-, Statistik- oder Marketing-Cookies und keine vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien von Drittanbietern gesetzt. Aus diesem Grund ist auf dieser Website auch kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich.

Sie können Ihren Browser darüber hinaus so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies generell ablehnen oder das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website; hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Kontaktformulare

Auf unserer Website stehen Kontaktformulare zur Verfügung (allgemeine Anfrage sowie „Problem melden“). Wenn Sie ein solches Formular absenden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten an unseren Server übermittelt und von dort per E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Je nach Formular sind das: Name, Bildungseinrichtung (optional), E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht bzw. Betreff und Problembeschreibung sowie ein optionaler Bild-Anhang (Screenshot), sofern Sie ihn anhängen.

Die Übermittlung an unser Postfach erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SMTP über TLS). Ihre Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nicht in einer Datenbank gespeichert; sie liegen anschließend als E-Mail in unserem Postfach vor. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch (Spam) prüfen wir beim Absenden technische Merkmale der Anfrage (ein verstecktes Formularfeld, die Ausfülldauer sowie die Herkunft der Anfrage) und bewerten den Nachrichtentext auf eindeutige Werbemerkmale (etwa Kurzlink-Dienste oder einschlägige Schlagwörter). Wird eine Anfrage dabei als automatisierte Werbung eingestuft, halten wir sie zurück und protokollieren zur Kontrolle dieser Filter eine kurze Zeile mit Zeitpunkt, Grund, IP-Adresse, angegebener E-Mail-Adresse und einem Textauszug. Dieses Protokoll dient ausschließlich dazu, versehentlich zurückgehaltene echte Anfragen zu erkennen, und wird spätestens nach 30 Tagen gelöscht; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt; im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit diese abgefragt wurde. Die bei uns eingegangene Nachricht verbleibt bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck der Speicherung entfällt; zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.

5. Nutzungsstatistik der Online-Demo

Auf unserer interaktiven Online-Demo (room-control.de/demo) erheben wir anonyme, aggregierte Nutzungsstatistiken, um zu verstehen, wie stark die Demo genutzt wird und welche Funktionen ausprobiert werden, und um sie zu verbessern.

Verarbeitet werden ausschließlich anonyme Ereignisse (z. B. dass eine Ansicht geöffnet oder eine Funktion ausprobiert wurde) sowie die ungefähre Verweildauer innerhalb eines einzelnen Besuchs. Zur Zusammenfassung eines Besuchs wird eine zufällige Sitzungs-Kennung verwendet, die nur im Arbeitsspeicher Ihres Browsers besteht und nicht auf Ihrem Gerät gespeichert wird.

Wir verwenden dafür keine Cookies und speichern keine IP-Adressen und keine personenbezogenen Daten. Eine Zuordnung zu Ihrer Person findet nicht statt und ist nicht möglich. Die Daten werden ausschließlich auf unserem eigenen Server verarbeitet, nicht an Dritte weitergegeben und nach spätestens zwölf Monaten gelöscht.

Unabhängig von dieser Statistik speichert die Demo lediglich eine technisch notwendige Einstellung lokal in Ihrem Browser: ob die eingeblendeten Erklärungen ein- oder ausgeschaltet sind. Diese Einstellung dient nicht der Analyse, enthält keine personenbezogenen Daten und wird nicht an uns übermittelt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da die Auswertung ausschließlich anonym und aggregiert erfolgt, liegt kein Personenbezug vor.

6. Die Software RoomControl: welche Daten Ihre Schule verlassen

Die Abschnitte 1 bis 5 beschreiben diese Website. Dieser Abschnitt beschreibt die Software RoomControl, also den Schulserver, die Lehrer-Konsole und die RoomControl-Programme auf den Windows-PCs Ihrer Schule. Er nennt nach dem Stand der Version 1.6.4.0, welche Daten die Software an die RC RoomControl GmbH übermittelt oder über deren Server versendet. Für ältere Versionen gilt ergänzend der Unterabschnitt „Schulserver und PCs vor Version 1.6.4.0“. Die Verbindungen der Software zu room-control.de und lizenz.room-control.de sind per HTTPS verschlüsselt. Außer einem unten beschriebenen Ereignis, das die Lehrer-Konsole sendet, wenn sie keine Verbindung zum Schulserver aufbauen kann, sendet die Software keine automatischen Fehler- oder Absturzberichte, also keine Protokolle, Fehlertexte oder Speicherabbilder.

Für die Verarbeitung dieser Daten auf unseren Servern ist die RC RoomControl GmbH verantwortlich; es gelten die Angaben zur verantwortlichen Stelle und zu Ihren Rechten in Abschnitt 3. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer stehen im letzten Unterabschnitt.

Auf einen Blick

Was im Schulnetz bleibt

Prüfungsdateien, Prüfungsergebnisse und ihre Zwischensicherungen, im Sitzplan eingesammelte Dateien, die Bildschirmübertragung, die Live-Bilder der PCs, Druckaufträge und die Anmeldung mit den Schulkonten aus Ihrem Verzeichnisdienst bleiben in Ihrem Schulnetz. Sie laufen nur zwischen den PCs, der Lehrer-Konsole, Ihrem Schulserver und den Diensten, die Ihre Schule dafür eingerichtet hat. Diese Inhalte überträgt die Software weder an uns noch in eine Cloud. Es gibt zwei Ausnahmen, beide weiter unten beschrieben:

Lizenzprüfung und Lizenzdienst

Der Schulserver meldet sich bei jedem Start bei unserem Lizenzdienst (lizenz.room-control.de) an. Dabei übermittelt er eine Gerätekennung, den Produktnamen, den Rechnernamen, unter dem der Server läuft (bei einer Installation als Docker-Container in der Regel dessen interne Kennung), und die Betriebssystem-Version. Die Gerätekennung ist ein Hashwert, also eine Prüfsumme, die aus der Maschinenkennung des Server-Rechners gebildet wird, ersatzweise aus einer einmal zufällig erzeugten Kennung. Danach fragt der Schulserver jede Minute den Lizenzstatus ab und sendet dabei nur die Gerätekennung. Lizenzschlüssel, Versionsnummer sowie Daten zu Personen, Prüfungen oder Räumen werden nicht übermittelt. Zurück erhält der Schulserver den Lizenzstatus und den bei uns hinterlegten Kundennamen, in der Regel den Namen Ihrer Schule. Die Lizenzprüfung lässt sich nicht abschalten.

Der Lizenzdienst speichert je Schulserver die Gerätekennung, den Produktnamen, den Rechnernamen, die Betriebssystem-Version, die Zeitpunkte des ersten und des letzten Kontakts, die zuletzt verwendete öffentliche IP-Adresse, den Lizenzstatus mit dem Enddatum einer Testphase und einen Vermerk. Außerdem speichert er je IP-Adresse, von der Anfragen kamen, den ersten und den letzten Kontakt von dort und die Zahl der Anfragen. Solange sich der Schulserver weiter meldet, löscht der Lizenzdienst dabei dessen Adressen, von denen seit 30 Tagen keine Anfrage mehr kam; die zuletzt verwendete Adresse bleibt am Datensatz des Schulservers stehen. Meldet sich der Schulserver nicht mehr, etwa weil er abgeschaltet oder die Software entfernt wurde, bleiben alle gespeicherten Adressen stehen. Den Datensatz und diese Adressen löscht der Lizenzdienst nicht von selbst, sondern nur, wenn wir die Installation im Lizenzdienst löschen.

Die IP-Adressen dienen zwei Zwecken. Erstens erkennt der Lizenzdienst daran kopierte Installationen: Meldet sich dieselbe Gerätekennung innerhalb weniger Minuten von mehreren IP-Adressen, hält er einen Verdacht fest. Zweitens hängt die kostenlose Testphase an der öffentlichen IP-Adresse: Meldet sich eine neue Installation über dieselbe Adresse, über die eine Installation in der Testphase ihre letzte Meldung geschickt hat, übernimmt sie deren Enddatum (bei mehreren das späteste), gegebenenfalls mit einer Mindestfrist (Einzelheiten in den Lizenzbedingungen). In beiden Fällen stehen die betroffenen IP-Adressen auch im Vermerk zur Installation oder im Protokoll.

In einem Protokoll hält der Lizenzdienst die erste Anmeldung jedes Schulservers fest, mit IP-Adresse, Gerätekennung, Produktname, Rechnername, Enddatum der Testphase und Vermerk, außerdem jede gewährte Mindestfrist mit IP-Adresse und jeden Verdacht auf eine kopierte Installation mit den beteiligten IP-Adressen. Dieses Protokoll wird derzeit nicht automatisch gelöscht. Die Einträge zu den Mindestfristen braucht der Lizenzdienst 365 Tage lang, weil er je IP-Adresse höchstens drei Mindestfristen in 365 Tagen gewährt. Dieselben Vorgänge schreibt der Lizenzdienst mit IP-Adresse in sein Betriebsprotokoll. Die Datenbank des Lizenzdienstes sichern wir regelmäßig; auf dem Server bleiben die letzten 30 Sicherungen erhalten. Eine verschlüsselte Kopie der Sicherungen holen wir mindestens monatlich auf einen Rechner außerhalb des Servers ab.

Den Server von lizenz.room-control.de betreibt für uns die netcup GmbH (siehe Abschnitt 2). Der Vertrag über Auftragsverarbeitung mit der netcup GmbH umfasst auch diesen Server. Für das Betriebsprotokoll des Lizenzdienstes ist keine eigene Begrenzung der Speicherdauer eingestellt. Wir löschen diese Daten, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr benötigt werden, und prüfen den Bestand mindestens einmal im Jahr.

Nutzungsstatistik der Software

Anders als die Statistik der Online-Demo (Abschnitt 5) lassen sich diese Ereignisse Ihrer Schule und einzelnen Geräten zuordnen. Für eine Nutzungsstatistik sendet der Schulserver bei diesen Bedienschritten sofort ein einzelnes Ereignis an room-control.de:

Außerdem meldet er, wenn ein PC eine Programmsperre nicht übernehmen kann.

Jedes Ereignis enthält einen Schulnamen, und zwar den Kundennamen, den wir in unserer Lizenzverwaltung für Ihren Schulserver hinterlegt haben, oder „Musterschule“, solange wir keinen hinterlegt haben. Außerdem enthält es den Rechnernamen des Lehrer-PCs, an dem die Aktion ausgelöst wurde, die Versionen von Konsole und Server, einen Zeitstempel und Angaben zum Vorgang. Kann ein PC eine Programmsperre nicht übernehmen, steht stattdessen der Rechnername dieses PCs im Ereignis. Die Angaben zum Vorgang sind feste Texte, Zählwerte und Einstellungen, zum Beispiel die Zahl der beteiligten PCs, Zahl und Gesamtgröße der Prüfungsdateien, die Zahl der Programme mit Internetzugang oder ob eine Softwaresperre aktiv ist. Beim Abrufen der Prüfungsergebnisse kommen die Zahl der Teilnehmenden mit und ohne Abgabe, Zahl und Größe der abgegebenen Dateien und der Zwischensicherungen, weitere Zählwerte zu diesen Dateien und die Dateiendungen der abgegebenen Dateien hinzu. Dabei werden nur gängige Endungen aus einer festen Liste genannt; alle anderen werden zusammengefasst. Statt ihres Namens trägt jede Prüfung eine beim Anlegen zufällig erzeugte Kennung, die sich nicht auf den Namen zurückführen lässt. Bei Meldungen werden nur die Art (IT oder Haustechnik), die Kategorie und der gewählte Empfängerkreis (schulintern, IT-Dienstleister oder beide) übermittelt.

Namen von Personen, Prüfungen, Räumen, Dateien oder Programmen enthalten die Ereignisse nicht als eigene Angabe. Die Rechnernamen werden aber im Klartext übermittelt. Folgen sie bei Ihnen einem Raum- oder Personenschema (etwa „R101-PC07“ oder der Name einer Lehrkraft), lassen sich die Ereignisse darüber auch Räumen oder Personen zuordnen.

Unabhängig vom Schulserver senden die Windows-PCs selbst zwei Arten von Ereignissen an room-control.de. Der RoomControl-Dienst, der im Hintergrund auf jedem PC mit RoomControl läuft, meldet bei jedem Start, also praktisch bei jedem Hochfahren eines Schüler- oder Lehrer-PCs, den Rechnernamen, die installierte Version, das Betriebssystem, die Größe des Arbeitsspeichers und den Prozessortyp. Die Lehrer-Konsole meldet ihren Rechnernamen und ihre Version, wenn sie keine Verbindung zum Schulserver aufbauen kann. Den Schulnamen enthalten diese beiden Ereignisse nicht. Weitere Statistik senden die Windows-PCs nicht.

Bei uns gespeichert werden je Ereignis die Art des Ereignisses, Schulname, Rechnername, Version, Zeitpunkt und die Angaben zum Vorgang. Von den Startmeldungen der Windows-PCs wird je Rechnername nur der letzte Stand gehalten. Unser Server übernimmt je Ereignisart nur fest vorgesehene Angaben und verwirft alle übrigen. Eine IP-Adresse wird in der Statistik nicht gespeichert. Wie bei jedem Aufruf dieser Website erfasst der Webserver aber Server-Log-Dateien mit der IP-Adresse, von der die Anfrage kommt (Abschnitt 4, „Server-Log-Dateien“). Die Statistik wird derzeit nicht automatisch gelöscht.

Abschalten: Die Nutzungsstatistik ist voreingestellt eingeschaltet, auch in der App aus dem Univention App Center. Ab Version 1.6.4.0 kann Ihre IT-Administration die Ereignisse des Schulservers abschalten. Läuft der Server als App aus dem Univention App Center, gilt allein die Einstellung zur Nutzungsstatistik, die schon bei der Installation und später in den App-Einstellungen angeboten wird; sie hat dort Vorrang vor der Serverkonfiguration. Bei anderen Installationen setzt Ihre IT-Administration dazu in der Serverkonfiguration (Datei config.json im Datenordner des Servers) die Einstellung „TelemetryEnabled“ auf „false“. Die Änderung wirkt ohne Neustart. Fehlt die Einstellung, gilt die Voreinstellung, die Statistik ist dann also eingeschaltet. Der Schalter wirkt nicht auf die beiden Ereignisse der Windows-PCs, für die es derzeit keinen Schalter gibt, und nicht auf Lizenzprüfung, Abruf von Updates und Neuigkeiten, Meldungs-Mails und „Problem melden“.

Schulserver und PCs vor Version 1.6.4.0

Die Angaben zur Nutzungsstatistik in diesem Abschnitt gelten ab Version 1.6.4.0. Schulserver, Windows-PCs und Lehrer-Konsolen mit älteren Versionen senden bis zu ihrer Aktualisierung weitere Angaben mit:

Der Schulserver der App aus dem Univention App Center hat mindestens die Version 1.6.4.0. Windows-PCs mit älteren Versionen kann es aber auch dort geben, etwa wenn sie mit einem älteren Installationspaket eingerichtet wurden.

Updates und Neuigkeiten

Auf jedem Windows-PC mit RoomControl prüft ein Update-Dienst etwa zwei Minuten nach dem Start und danach in der Voreinstellung alle sechs Stunden, ob eine neue Version vorliegt. Nach einem gescheiterten Versuch fragt er schon nach fünf Minuten erneut. Ab Version 1.6.4.0 fragt er zuerst Ihren Schulserver, sofern dieser Updates bereitstellt. Stellt der Schulserver keine Updates bereit oder erreicht der Update-Dienst ihn nicht, fragt er room-control.de. Das Installationspaket lädt er bei Bedarf von einer dieser beiden Stellen. Die Lehrer-Konsole ruft bei jedem Öffnen einmal die aktuellen Neuigkeiten von room-control.de ab. Welche Neuigkeiten gelesen wurden, speichert sie nur im Windows-Profil der Lehrkraft. Changelog und Anleitung öffnen sich nur auf Klick im Browser.

Diese Abrufe senden keine Kennungen oder sonstigen Angaben mit. Technisch bedingt erreicht unseren Server dabei die IP-Adresse, von der die Anfrage kommt; für sie gilt, was unter „Server-Log-Dateien“ in Abschnitt 4 steht. Ihre IT-Administration kann die Update-Abfragen je PC oder per Gruppenrichtlinie abschalten, indem sie unter HKLM\SOFTWARE\RoomControl den Registrierungswert „UpdaterEnabled“ (DWORD) auf 0 setzt. Der Wert wirkt ab dem nächsten Start des Update-Dienstes, spätestens nach einem Neustart des PCs. Der PC fragt dann nicht mehr nach Updates und lädt keine neuen Versionen mehr. Ein Paket, das der Update-Dienst vor dem Abschalten schon heruntergeladen hat, installiert er noch; weitere neue RoomControl-Versionen erhält der PC nur, wenn Ihre IT-Administration sie selbst verteilt. Für den Abruf der Neuigkeiten gibt es keinen Schalter.

Den Schulserver aktualisiert Ihre IT-Administration. Bei einer Installation mit Docker lädt der Server-Rechner das Abbild mit einem von uns bereitgestellten Zugang von Docker Hub (Docker Inc.), auf Wunsch jede Nacht automatisch. Läuft der Server als App aus dem Univention App Center, kommt das Abbild von Univention. In der Voreinstellung spielt der UCS-Server neue Versionen der App jede Nacht selbst über das App Center ein; diese automatische Aktualisierung lässt sich in den App-Einstellungen abschalten. Bei einer Installation unter Windows tauscht Ihre IT-Administration die Programmdateien aus. Für die Abrufe bei Docker Hub und Univention gelten die Datenschutzhinweise dieser Anbieter.

Installation über das Univention App Center

Wird der Schulserver als App aus dem Univention App Center installiert, gelten für die Anmeldung dort und das Herunterladen der App die Datenschutzhinweise der Univention GmbH, die das App Center betreibt. Nach der Beschreibung von Univention müssen sich Administratorinnen und Administratoren eines UCS-Servers mit einer gültigen E-Mail-Adresse registrieren, um das App Center zu nutzen, und das App Center weist darauf hin, dass der Anbieter einer App Kontakt aufnehmen kann.

Für RoomControl haben wir die Benachrichtigung bei Installation eingeschaltet. Univention teilt uns dann nach eigener Beschreibung täglich mit, wer die App installiert hat. Die Mitteilung geht an info@room-control.de. Welche Angaben sie genau enthält und ob auch Deinstallationen gemeldet werden, ist uns derzeit nicht bekannt. Wir nutzen die Mitteilung, um mit Schulen, die RoomControl installiert haben, zu Testphase, Lizenz und wichtigen Hinweisen Kontakt aufzunehmen. Für die Mitteilungen gibt es keine feste Speicherfrist.

Meldesystem

Geben die IT-Beauftragten Ihrer Schule eine Meldung frei, geht die Meldungs-Mail nicht über den Mailserver Ihrer Schule. Der Schulserver übergibt sie per HTTPS an room-control.de, und unser Server versendet sie über ein E-Mail-Postfach der RC RoomControl GmbH an die Empfänger, die Ihre Schule in der Konfiguration des Meldesystems eingetragen hat. Für den Versand nutzen wir den Mailserver der IONOS SE (siehe „Dienstleister“). Das gilt auch für schulinterne Meldungen an Schuladmin und Hausmeister. Das bloße Anlegen einer Meldung verschickt keine Mail. Die Zustellung an die Empfänger erfolgt als gewöhnliche E-Mail. Ob sie auf dem Weg dorthin verschlüsselt wird, hängt von den beteiligten Mailservern ab.

In der App aus dem Univention App Center ist das Meldesystem voreingestellt ausgeschaltet. Bei anderen Installationen ist es eingeschaltet, verschickt aber erst Mails, wenn Ihre Schule Empfänger einträgt.

Eine Meldungs-Mail enthält:

Die Namen der an den PCs angemeldeten Personen stehen als eigene Spalte nur in Mails, die ausschließlich an schulinterne Empfänger gehen. Das Sitzplanbild zeigt den Raum aber so, wie die Konsole ihn beim Melden anzeigt, und zwar in jeder Mail, auch an externe Empfänger:

Angehängte Bilder können beliebige Inhalte zeigen.

Unser Server speichert den Inhalt der Mails nicht. Zur Begrenzung der Anfragen legt er die anfragende IP-Adresse in gehashter, aber nicht anonymisierter Form zusammen mit den Zeitpunkten der letzten Anfragen ab; diese Dateien löscht er derzeit nicht von selbst. Das Meldesystem lässt sich in der Serverkonfiguration abschalten, beim Betrieb als App aus dem Univention App Center in den App-Einstellungen. Ohne eingetragene Empfänger wird keine Mail versendet.

„Problem melden“ in der Lehrer-Konsole

Dieser Abschnitt betrifft die Funktion in der Software, nicht das gleichnamige Formular auf dieser Website. Mit „Problem melden“ schicken Lehrkräfte uns aus der Konsole eine Supportanfrage. Gesendet wird nur, wenn Betreff, Name, Schule und Beschreibung ausgefüllt sind und die Lehrkraft auf „Senden“ klickt. Die Anfrage geht per HTTPS an room-control.de und von dort über den Mailserver von IONOS an unser Postfach support@room-control.de. Eine eingetragene E-Mail-Adresse dient nur als Antwortadresse.

Übermittelt werden der eingegebene Name, die eingegebene Schule, Betreff und Beschreibung, der Windows-Anmeldename der Lehrkraft, der Rechnername des Lehrer-PCs sowie Datum und Uhrzeit. Außerdem versucht die Konsole, die Protokolldateien der RoomControl-Programme dieses PCs (Konsole, RoomControl-Dienst und gegebenenfalls Schülerprogramm) als ZIP-Archiv anzuhängen. Der Protokollordner von Dienst und Schülerprogramm ist nur für Administratoren lesbar. Kann die Konsole ihn nicht lesen, was der Regelfall ist, wenn sie ohne Administratorrechte läuft, geht die Anfrage ganz ohne Anhang.

Zusätzlich schickt der Schulserver beim selben Klick seine Protokolldateien der letzten bis zu 14 Tage als ZIP-Archiv an support@room-control.de. Diese Protokolle können die vollständigen Namen von Lehrkräften und Prüfungsteilnehmenden, Prüfungsnamen, Rollen, Rechnernamen und MAC-Adressen enthalten, zum Beispiel wer die Konsole geöffnet hat und welche Teilnehmenden nichts abgegeben haben. Jede Lehrkraft kann das auslösen. Die Einstellung zur Nutzungsstatistik wirkt hier nicht. Zur Begrenzung der Anfragen legt unser Server auch hier die anfragende IP-Adresse in gehashter, aber nicht anonymisierter Form zusammen mit den Zeitpunkten der letzten Anfragen ab. Für die Supportanfragen und die mitgeschickten Protokolldateien in unserem Postfach gibt es keine feste Speicherfrist.

Dienstleister

Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

Für die Verarbeitung auf unseren Servern, für die die RC RoomControl GmbH verantwortlich ist (Abschnitt 3, „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“), gelten folgende Rechtsgrundlagen:

Speicherdauer je Datenbestand:

Für Daten, die nicht automatisch gelöscht werden oder für die keine feste Frist besteht, gilt: Wir löschen diese Daten, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr benötigt werden, und prüfen den Bestand mindestens einmal im Jahr.

Quelle: e-recht24.de (angepasst)